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Text File  |  1995-01-22  |  6KB  |  124 lines
  1.  
  2. INFORMATION DATE  19901017
  3. DESCRIPTION       USDOL Program Highlights - Access to Employee Exposure
  4.                   and Medical Records
  5. SUBJECT           Access to Employee Exposure and Medical Records
  6.  
  7.  
  8.  
  9. U.S. Department of Labor
  10. Program Highlights
  11. Fact Sheet No.  OSHA 89-29
  12.  
  13.             ACCESS TO EMPLOYEE EXPOSURE AND MEDICAL RECORDS
  14.  
  15. SCOPE - Employers in general industry, the maritime, and construction
  16. industries must provide records access to all employees exposed to toxic
  17. substances and harmful physical agents, their union representatives,
  18. health personnel, and OSHA. The rule does not require creation of any
  19. records, only preservation. Access means the right to examine and copy
  20. records.
  21.  
  22. ACCESS RULES - Records requests need not be in writing except where trade
  23. secrets are involved. Union and health professionals must have specific
  24. written consent to gain access to employees' personal medical records but
  25. may examine exposure records without such consent. However, they must
  26. state the specific record needed and the occupational health need for
  27. requesting the information. Health professionals include physicians,
  28. occupational health nurses, industrial hygienists, toxicologists, and
  29. epidemiologists who provide medical or other occupational health services
  30. to exposed employees.
  31.  
  32.     Employees have automatic access to their own exposure and medical
  33. records except where a physician representing the employer believes that
  34. direct employee access to certain information in the record could be
  35. detrimental to the employee's health. However, they have access to
  36. exposure records of others when these exposures represent their past or
  37. present exposure or exposures represent their past or present exposure or
  38. exposure where an employee is being assigned or transferred.
  39.  
  40.     Employers must provide records promptly, generally within 15 working
  41. days. They must provide a date for release of the information and an
  42. explanation of the delays should it take longer to process the request.
  43. Employers are to inform their workers initially and at least annually of
  44. their rights to access to medical and exposure records. OSHA may obtain
  45. personal medical records promptly without the written consent of the
  46. subject employees, but will adhere to strict data controls to protect
  47. confidentiality.
  48.  
  49. RECORDS AND RETENTION RATES -- The rule covers records of employee
  50. exposure to toxic substances and harmful physical agents and employee
  51. personal medical records. Exposure records must be maintained for 30 years
  52. and medical records for the duration of employment plus 30 years. First
  53. aid records and experimental toxicological research records are excluded
  54. from the 30-year retention requirements.
  55.  
  56.     If a company maintains a chemical inventory or set of material safety
  57. data sheets, it need not retain production records, shipping records,
  58. invoices, batch cards or other similar documents. Biological monitoring
  59. results, except those pertaining to alcohol or drugs, are to be retained,
  60. but records created in anticipation of litigation (workers' compensation
  61. examinations, for example) need not be. Personal medical records for
  62. short-term employees (less than one year) do not have to be retained if
  63. they are provided to the employee on termination.
  64.  
  65.     Employers need not copy X-rays and may require viewing on site or at
  66. some other suitable location. All X-rays, except chest X-rays, may be
  67. microfilmed for records storage.
  68.  
  69. TOXIC SUBSTANCES -- Toxic substances and harmful agents include any
  70. material listed in the National Institute for Occupational Safety and
  71. Health (NIOSH) Registry of Toxic Effects of Chemical Hazards (RTECHS);
  72. substances which have evidenced an acute chronic health hazard in testing
  73. conducted by or known to the employer; or substances in a material safety
  74. data sheet kept by or known to the employer indication that the material
  75. may pose a health hazard. Except for trade secrets, employers are to
  76. disclose the specific chemical identity [chemical name and Chemical
  77. Abstract Service (CAS) number] of materials for which exposure records are
  78. requested.
  79.  
  80. TRADE SECRETS -- Employers may withhold the specific chemical identity of
  81. a toxic substance if:
  82.  
  83.     -- they can support a claim that this information represents a trade
  84. secret;
  85.  
  86.     -- all other information concerning the toxic substance is disclosed
  87. as required;
  88.  
  89.     -- they state that the specific chemical identity is being withheld as
  90. a trade secret;
  91.  
  92.     -- they make the chemical name available to health professionals,
  93. employees, and designated representatives under certain specified
  94. conditions.
  95.  
  96.     In a medical emergency, an employer must immediately disclose the
  97. specific chemical identity of a toxic substance to a treating physician or
  98. nurse when needed for emergency or first aid treatment. The employer may
  99. obtain a statement of need and a confidentiality agreement as soon as
  100. circumstances permit.
  101.  
  102.     When there is no emergency, requestors seeking trade secret identity
  103. must put their request in writing, describing the medical or health need
  104. for which this is requested and explain why other information (such as
  105. health risks of the chemical, proper protective measures, etc.) is
  106. insufficient. Requestors must also describe the procedures they will take
  107. to protect confidentiality, agree not to use the information except for
  108. health purposes, and not to disclose the information to anyone except
  109. OSHA. Confidentiality agreements must be signed and may include a
  110. liquidated damages provision, but no penalty bond.
  111.  
  112.     Employers denials of request for specific chemical identities must be
  113. in writing within 30 days of the request. Denials must provide evidence
  114. that the information is a trade secret and explain how alternate
  115. information will suffice. The requestor can appeal the denial to OSHA. If
  116. the agency finds the denial to be improper, the employer can be cited and
  117. penalties proposed.
  118.  
  119. __________________________________________________________________________
  120. This is one of a series of fact sheets highlighting U.S. Department of
  121. Labor programs. It is intended as a general description only and does not
  122. carry the force of legal opinion.
  123.  
  124.